Syndicats de condo : respectez la Loi 16 avec un carnet d’entretien conforme. Guide complet pour l'implanter et optimiser votre fonds de prévoyance.
Depuis janvier 2020, les projets de loi 141 et 16 ont transformé la gestion des copropriétés au Québec. Avec l’entrée en vigueur du règlement prévue en 2025, les syndicats doivent mettre en place le carnet d’entretien et l’étude du fonds de prévoyance pour éviter des amendes. Ce guide explique comment tenir un carnet conforme, anticiper les travaux majeurs, et respecter le règlement du gouvernement publié le 11 septembre 2024.
Section 1 : Carnet d’Entretien & Loi 16 – Obligations Clés
Qu’est-ce qu’un carnet d’entretien ?
Le carnet d’entretien est un registre de copropriété obligatoire qui documente :
📋 Les entretiens faits et à faire sur les parties communes.
🛠️ Les réparations majeures et remplacements prévus sur 25 ans.
📑 Les contrats de travaux, garanties, et rapports d’inspection.
Selon l’adoption du projet de loi, le projet de loi 16, pour conforme à la loi il doit être :
📅 Mis à jour annuellement par les syndicats de copropriété.
🔍 Révisé tous les 5 ans par un professionnel (ingénieur, architecte).
Sanctions en cas de non-conformité
⚠️ Amendes pour le syndicat.
💸 Risque de litiges avec les copropriétaires au fonds de prévoyance.
Section 2 : Lien Entre Carnet d’Entretien et Fonds de Prévision
Pourquoi associer les deux ?
La Loi 16 exige que le fonds de prévoyance doit être alimenté selon l’étude du fonds de prévoyance, elle-même basée sur le carnet.
✅ Avantages :
Cohérence entre les travaux majeurs planifiés et le budget.
Réduction des coûts en regroupant les services (prévoyance et le carnet d’entretien).
Étapes pour les réaliser
📝 Faire établir un carnet d’entretien par un professionnel certifié.
💰 Élaborer l’étude de fonds de prévoyance en parallèle.
🗓️ Planifier les versements annuels selon les recommandations.
Dans une copropriété divise, il est essentiel de mettre en place un carnet d’entretien de l’immeuble. Ce carnet d’entretien contient des informations cruciales sur la durée de vie des équipements et le remplacement des parties communes. Pour ce faire, l’administration fait établir un carnet d’entretien par un professionnel certifié, garantissant ainsi la conformité et la qualité des données. De plus, beaucoup de syndicats de copropriété choisissent d’élaborer l’étude de fonds de prévoyance en parallèle pour anticiper les coûts futurs liés à l’entretien.
En effet, les gestionnaires et copropriétaires du Québec doivent s’assurer que le carnet d’entretien de copropriété soit mis à jour tous les cinq ans pour refléter l’état actuel de l’immeuble. Ainsi, quand le carnet d’entretien sera-t-il mis à jour, il fournira une base solide pour la gestion efficace des biens communs et la préservation de la valeur de la propriété.
Section 3 : Mise en Œuvre concrète ( guide complet )
Qui peut établir le carnet d’entretien ?
Seuls ces experts sont autorisés (projet de loi 16) :
🏗️ Ingénieurs (OIQ) ou architectes (OAQ).
🔧 Technologues professionnels (OTP
Que contient le carnet ?
📂 L’inventaire des parties communes : Matériaux, équipements, année d’installation.
🔄 La planification des réparations majeures et remplacements.
📅 Les échéances pour les entretiens courants (ex. : vérification des toitures).
Gestion post-adoption
🔄 Révision du carnet d’entretien tous les 5 ans (ou 10 ans pour les petits immeubles).
📲 Utiliser un logiciel de gestion pour tenir un carnet à jour sans effort.
Section 4 : Pièges à Éviter
1. Attendre l’entrée en vigueur du règlement
🚨 Problème : Les délais chez les professionnels exploseront en 2025.
✅ Solution : Réaliser votre carnet d’entretien dès maintenant.
2. Confondre entretien et nettoyage
❌ À exclure : Tondre le gazon, nettoyer les vitres.
✅ À inclure : Réparations de toiture, remplacement d’ascenseurs.
3. Négliger les documents historiques
- 📚 Archiver : Contrats, factures, garanties dans le registre de copropriété.
4. Oublier l'implication des copropriétaires
🤝 Problème : L’adhésion des copropriétaires est cruciale pour le succès de la gestion post-adoption.
✅ Solution : Organiser des réunions régulières pour discuter de l’état du carnet d’entretien et des travaux à réaliser.
5. Sous-estimer le budget d'entretien
💰 Problème : Un budget mal évalué peut conduire à des imprévus financiers.
✅ Solution : Prévoir une marge de manœuvre dans le budget pour faire face aux réparations imprévues.
6. Ignorer les nouvelles réglementations
📜 Problème : La législation évolue constamment et peut impacter vos obligations.
✅ Solution : Se tenir informé des changements réglementaires et adapter le carnet d’entretien en conséquence.
7. Ne pas former les gestionnaires
👥 Problème : Un manque de formation peut entraîner des erreurs dans la gestion.
✅ Solution : Investir dans des sessions de formation pour les gestionnaires de copropriété sur l’utilisation du carnet d’entretien et les meilleures pratiques.
8. Les meilleures Pratiques
1. Mettre en place un calendrier d’entretien
🗓️ Créer un planning des interventions régulières pour chaque élément du bâtiment.
2. Sensibiliser les copropriétaires
📣 Informer régulièrement les copropriétaires sur l’importance de l’entretien pour préserver la valeur de l’immeuble.
3. Établir un partenariat avec des professionnels
🔧 Collaborer avec des entreprises de maintenance et des artisans de confiance pour assurer des interventions de qualité.
4. Monitorer et évaluer les travaux réalisés
🔍 Après chaque intervention, vérifier la qualité des travaux et s’assurer qu’ils respectent les normes établies.
En appliquant ces conseils et en évitant les pièges courants, vous garantirez une gestion post-adoption efficace et pérenne de votre copropriété, assurant ainsi la satisfaction de tous les copropriétaires et la valorisation de leur investissement.
Services Clés : Votre Partenaire Tout-en-Un pour la Conformité Loi 16
1. 🛠️ Implantation du Carnet d’Entretien – Sans Efforts pour Vous
Problème résolu : « On n’a pas le temps ni l’expertise pour mettre en place un plan de maintenance pour être conforme au carnet. »
Notre solution :
Votre homme à tout faire attitré (RBQ certifié) prend en charge :
📋 Inventaire des parties communes : Matériaux, équipements, historique des travaux.
🔍 Inspection technique : Évaluation de l’état des éléments et planification des tâches
📅 Planification clé-en-main : Calendrier des entretiens et réparations sur 25 ans.
Livrable prêt pour l’assemblée : Un rapport complet des historiques et tâches réalisées.
2. 💼 Gestion proactive des Tâches – Plus jamais d’oublis
Problème résolu : « On ne sait pas par où commencer, et les rappels tombent toujours au mauvais moment. »
Notre solution :
Portail numérique intuitif :
🚨 Alertes automatiques : Rappels pour les entretiens (ex. : vérification des gouttières tous les 5 ans).
✅ Suivi en temps réel : Votre franchisé marque les tâches comme « terminées » avec preuves (photos, factures).
📲 Accès mobile : Consultez l’état des travaux depuis votre téléphone.
Interventions sans stress : Votre homme à tout faire attitré gère les rendez-vous avec les prestataires.
3. 📚 Soutien Administratif – Libérez-vous des paperasses
Problème résolu : « Les assemblées générales sont un enfer à préparer, et on craint les erreurs légales. »
Notre solution :
Archivage sécurisé :
📂 Tous vos documents en un clic : contrats, garanties, rapports d’inspection.
🔒 Conforme aux exigences du registre de copropriété.
Rapports prêts-à-imprimer :
📊 Synthèse des dépenses pour le fonds de prévoyance.
📝 Justification légale des travaux (Loi 16 et 141).
Support juridique : Notre équipe vérifie la conformité de vos démarches.
→ Avantage clé : Réduction de 50 % du temps passé sur l’administratif.
Pourquoi nous choisir ?
✅ Un seul interlocuteur : Votre franchisé attitré gère tout le processus (pas de jonglage entre 10 prestataires).
✅ Économies garanties : Forfaits transparents sans frais cachés (contrairement aux firmes d’ingénieurs traditionnelles).
✅ Urgences incluses : Votre homme à tout faire intervient en 4h pour les réparations imprévues.
Conclusion
« La Loi 16 et ses exigences pour les copropriétés au Québec peuvent sembler complexes, mais elles représentent une opportunité de protéger et valoriser votre immeuble à long terme. Entre la mise en place du carnet d’entretien, l’étude du fonds de prévoyance, et les réparations majeures à anticiper, les syndicats ont besoin d’un partenaire de confiance pour alléger cette charge.
Chez Beau-frère à Louer, nous sommes bien plus qu’un service de maintenance :
✅ Experts en conformité légale : Nous collaborons avec des ingénieurs et architectes certifiés pour établir votre carnet d’entretien selon le projet de loi 16 et le règlement du gouvernement.
✅ Gestion simplifiée : Notre portail numérique automatise les mises à jour, archive les contrats, et génère des rapports prêts pour l’assemblée.
✅ Économies garanties : En planifiant les remplacements des parties communes et les travaux majeurs, nous préservons votre fonds de prévoyance des dépenses imprévues.
FAQ
Q : Que signifie « le carnet d’entretien doit être tenu à jour » ?
R : Le syndicat doit y noter chaque intervention (réparations majeures, entretiens) et archiver les documents (contrats, garanties).
Q : Quand le projet de loi 16 a-t-il été adopté par le gouvernement du Québec?
R : La Loi 16 a été adoptée en janvier 2020, mais le projet de règlement finalisant les détails a été publié le 11 septembre 2024.
Q : Qui peut consulter le carnet d’entretien ?
R : Les copropriétaires ont accès au registre, comme l’exige la déclaration de copropriété.
Q : Que faire si notre copropriété a des travaux antérieurs à 2024 ?
R : Aucun besoin de tout documenter rétroactivement. Concentrez-vous sur l’avenir (projet de loi 31).
